Prozorro Market для постачальників: як почати продавати

Як влаштований електронний каталог

Правила для постачальників прописані в Порядку формування та використання електронного каталогу. Його затвердив Кабмін постановою № 822 від 14.09.2020. За наповнення каталогу відповідають централізовані закупівельні організації, або ЦЗО. Кожна відповідає за свої категорії товарів, формує профілі та відбирає постачальників.

Для бізнесу prozorro market працює як вітрина з чіткими правилами. Схема проста: замовник публікує запит, кваліфіковані постачальники називають ціну, а договір дістається тому, хто запропонував найкращі умови. Додаткових вимог від себе замовник висунути не може. Порядок прямо забороняє просити в запиті документи, яких у ньому немає.

Крок 1. Разова кваліфікація в ЦЗО

Кваліфікацію проходять один раз для категорії, а не перед кожною закупівлею.

1. Знайдіть оголошення про відбір постачальників у потрібній категорії. Саме там ЦЗО визначає кваліфікаційні критерії та перелік документів.
2. Зареєструйтеся на одному з авторизованих майданчиків. Без КЕП далі не рушити, тож його краще оформити заздалегідь.
3. Заповніть заявку онлайн і прикріпіть документи з переліку в оголошенні.
4. Дочекайтеся рішення адміністратора.

Які документи зазвичай потрібні

• підтвердження досвіду: аналогічні договори, видаткові накладні;
• сертифікати або декларації відповідності на продукцію;
• ліцензії, якщо діяльність ліцензується (наприклад, торгівля лікарськими засобами);
• для дистриб'юторів: авторизаційні листи виробника, якщо їх вимагає оголошення.

Процедурні нюанси

Відхилену заявку можна подати повторно після виправлення недоліків. Найчастіше заявки повертають через документи, що не відповідають оголошенню, або через неточні дані. Статус кваліфікованого постачальника теж не безстроковий: якщо компанія перестає відповідати критеріям, адміністратор може виключити її з переліку.

Крок 2. Додавання товарів до каталогу

Товари розміщують у профілях. Це шаблони, які створює ЦЗО з переліком обов'язкових характеристик. Постачальник обирає профіль, заповнює значення параметрів, додає опис і зображення.

Кожна характеристика має збігатися з реальною продукцією. Розбіжність між карткою і фактичним товаром виявиться на етапі поставки, а це вже конфлікт із замовником. Виробникам варто одразу додати всю лінійку в межах категорії: більше позицій означає більше запитів.

Крок 3. Робота із запитами цінових пропозицій

Усі закупівлі в каталозі проходять через запит пропозицій. Замовник вказує характеристики товару, кількість, строк і місце поставки, умови оплати та кінцевий строк подання цін. Цей строк не може бути коротшим за два робочі дні.

1. Налаштуйте сповіщення майданчика про нові запити у своїх профілях.
2. Перевірте умови поставки, оплати й проєкт договору ще до подання ціни.
3. Подайте ціну пропозиції до дедлайну.

Переможцем стає постачальник із найнижчою ціною, якщо його товар відповідає умовам запиту. Два робочі дні — це мало. Тому розрахунок логістики й собівартості краще мати заздалегідь.

Крок 4. Підтвердження замовлення та підписання прямої угоди

Після визначення переможця замовник формує договір на підставі проєкту, і сторони підписують його КЕП в електронній системі. Окремі переговори не потрібні.

1. Перевірте ціну, кількість, графік поставки та реквізити.
2. Підпишіть договір у встановлений строк.
3. Поставте товар згідно з умовами й збережіть первинні документи.

Подавати ціну варто лише тоді, коли компанія справді готова виконати замовлення в заявлені строки. Інакше перемога в запиті обернеться проблемами з виконанням договору.